20 wskazówek dla kierowników projektów budowlanych

Trzydziestu doświadczonych kierowników projektów budowlanych dzieli się tym, jak spędzają swój czas w pracy, najlepiej radzą sobie z zarządzaniem zespołem i wiedzą, kiedy ich zespół osiąga pełny potencjał

Zarządzanie projektami budowlanymi to nie lada wyczyn. Mając do czynienia z tysiącami elementów akcji, terminami, które należy spełnić i projektami, które mają zostać zrealizowane, pytanie, które napotyka wielu kierowników projektów, brzmi: „czy mój zespół pracuje tak skutecznie, jak to możliwe?”

Starając się odpowiedzieć na to pytanie, poprosiliśmy ponad 30 doświadczonych menedżerów projektów z branży budowlanej o to, jak spędzają oni swój czas w pracy, najlepsze rady dotyczące zarządzania swoim zespołem i jak wiedzą, kiedy ich zespół w pełni wykonuje zadania. potencjał.
W jaki sposób menedżerowie projektów poświęcają swój czas?

Wielu pracowników zgadza się, że e-mail zajmuje znaczną ilość czasu spędzonego w czasie pracy. Artykuł z Huffington Post wykazał, że pracownicy spędzają średnio 3,2 godziny dziennie na roboczych wiadomościach e-mail.

Kierownicy projektów budowlanych, z którymi przeprowadziliśmy wywiady, zgodzili się z tym stwierdzeniem.

Spośród 17 kierowników projektów, którzy odpowiedzieli na pytanie „Ile godzin dziennie spędzacie na e-mailach do i od zespołu?”, Średnia odpowiedź wyniosła 3,02 godziny. Mediana odpowiedzi wynosiła 3 godziny. Liczby mówią, to daje średnio 72 e-maili dziennie, z medianą 50.

Jeśli więc spędzasz znacznie więcej niż trzy godziny, codziennie czyszcząc swoją skrzynkę odbiorczą, możesz zbadać metody ograniczania liczby e-maili wysyłanych do zespołu.

Menedżerowie projektów poświęcają również znaczną ilość czasu na spotkania, średnio zaledwie 1,4 godziny dziennie.

Jeśli e-maile i spotkania liczą się jako „zarządzanie”, oznacza to niemal idealnie 8-godzinny dzień pracy, z około połowy godzin spędzonych na e-mailach i spotkaniach, a reszta pracuje nad innymi działaniami, które poruszają wskaźniki, którymi są najbardziej zainteresowani. .

Imponująco, kiedy zapytano nas, jak dzielą swój czas między „zarządzanie” i „praca”, najczęściej otrzymywaną odpowiedzią był podział na 50/50. Oznacza to nie tylko, że ci menedżerowie dobrze bilansują swój czas, ale że ich postrzeganie tego, jak spędzają czas, jest dokładne do godziny.

Wreszcie, mediana liczby projektów budowlanych, które zgłosili nasi menedżerowie projektu, wynosi między 3 a 4. Podczas gdy respondenci powiedzieli nam, że rzeczy zmieniają się w zależności od fazy projektów, większość menedżerów projektu, z którymi rozmawialiśmy, zgłosiło podział czasu 75:25 między biuro i pole.

Porady dotyczące zarządzania projektami budowlanymi i najlepsze praktyki

Jak zatem ci kierownicy projektów utrzymują wszystko działając sprawnie, aby upewnić się, że ich zespoły dostarczają projekty na czas iw ramach budżetu?

Poprosiliśmy ekspertów ds. Zarządzania projektami, aby powiedzieli nam najważniejszą rzecz, jakiej nauczyli się w swojej roli w branży budowlanej, i oto, co usłyszeliśmy w odpowiedzi.

„Upewnij się, że [ty] patrzysz w przyszłość i rozumiesz ryzyko związane z projektem i jesteś w stanie złagodzić te zagrożenia, zanim staną się problemami.” – Derick Hofstetter, South Bay Construction
„Musisz nadążać za technologią i nowymi praktykami budowlanymi i materiałami.” – Frank Narciso, South Bay Construction
„Spotkania są zło konieczne dla dużych, skomplikowanych projektów.” – Anonimowy
„Bądź pozytywny, zrób wszystko, aby uchwycić każdy szczegół i upewnić się, że rzeka przepływu gotówki przepływa …” – Mark Vandersea, Ciarra Construction
„Zachowaj otwarte środowisko, które sprzyja zaufaniu i komunikacji. Ludzie powinni czuć się komfortowo, aby zadawać pytania przez cały czas. Poświęć czas na poznanie życia podwładnych, nawet jeśli związek jest krótki. „- Anthony Garcia, Operation Nova
„Znaczenie relacji. Jeśli potrafisz nawiązać przyjacielską relację z ludźmi, którymi zarządzasz, zawsze będziesz w stanie współpracować, aby pomóc rozwiązać problemy (zarówno finansowe, jak i fizyczne w terenie) „- Haydon Osborne, Sevan Multi Site Construction
„Jak skutecznie przekonywać.” – Cloy Coats, DEB Construction
„Patience” – Mitch Rhodes, Blach Construction
„Nigdy nie przestawaj się uczyć. Jeśli nie uczysz się nowych środków, metod, praktyk, to jesteś w stagnacji i nie rośnie. Naucz innych wokół siebie, aby mogli się uczyć. „- Curtis Stavinoha, Metropolitan Contracting Company, LLC
„Żadna akcja nie jest akcją.” – Evan Butler, Bear Construction
„Dobre relacje z właścicielami projektów mają kluczowe znaczenie dla sukcesu.” – Michael Candelaria, MGC Contractors
„Komunikacja jest najważniejsza. Niezależnie od tego, czy jest to z klientem, czy z subsami, musi być stały. „- Zach Cannon, The Burt Group
„Nauka nigdy nie ustaje” – Jim Larsen, GSI, LLC
„Umiejętności ludzi są cenniejsze niż techniczne umiejętności konstrukcyjne.” – Gregory Cashen, Wood Partners
„Jesteś tak dobry jak ludzie, z którymi pracujesz.” – Michael Williams, T Morales Company
„Komunikacja jest kluczowa, podobnie jak odpowiedzialność” – Jeff Ewing, Byrne Construction
„Dostarcz nowe złe produkty, gdy tylko zostaną zidentyfikowane dzięki wielu rozwiązaniom” – James, Company Not Provided
„Komunikacja jest jednym z najważniejszych narzędzi w tej branży i prawdopodobnie jednym z najtrudniejszych. Muszę powiedzieć, że poza komunikacją, więzi i relacje są bardzo ważne w relacjach z klientami. „- Rusty Reynolds, Contractors, Inc.
„Bądź stanowczy, ale sprawiedliwy. Patrz przed siebie. Staraj się nie wchodzić zbyt daleko w chwasty. „- Josh Lowe, Streetlights Residential
„Każdy dzień ma znaczenie” – Nathan Fellows, MAPP

Co stanowi świetny zespół?

Chcieliśmy również dowiedzieć się, jak budowniczowie wiedzą, że ich zespół ma dobre wyniki.

Spośród 20 kierowników projektów, którzy odpowiedzieli na to pytanie, dwie odpowiedzi obejmowały większość odpowiedzi.

Pierwsze, czego można się spodziewać: dostarczać projekty na czas i w ramach budżetu.

Drugi? Zrozumienie „dużego obrazu” lub „zamiaru” projektu, aby zespół mógł działać proaktywnie, aby wszystko działało we właściwym kierunku.

Dobrze to opisał Anthony Garcia z Operation Nova, który wyjaśnił, że gdy pojawia się problem, jego zespół nie tylko informuje swoich przełożonych, ale także wybiera potencjalne rozwiązania, tak aby przełożeni mogli po prostu wyrazić zgodę. Garcia wyjaśnił dalej użył przykładu problemu na miejscu. Kiedy pojawia się problem, zamiast podnosić problem na wyższy poziom dowodzenia i pytać o kierunek, jego zespół bada potencjalne najlepsze rozwiązania i przedstawia je menedżerowi do zatwierdzenia.

Aby to zadziałało, zespół musi jednak rozumieć ogólny kierunek projektu. Aby to osiągnąć, Garcia twierdzi, że stara się utrzymywać ciągłość komunikacji między sobą, czy to za pośrednictwem SMS-a, e-maili czy aktualizacji w Arkuszach kalkulacyjnych Google, które udostępniają w celu zarządzania operacjami. Narzędzia do zarządzania projektami mogą również pomóc w zwiększeniu widoczności projektu, aby upewnić się, że Twój zespół wie, dokąd zmierza projekt.

Haydon Osborne z firmy Sevan Multi Site wyjaśnia, jak wdrożyć tę praktykę w prosty sposób: „Spójrz w przyszłość i przekraczaj absolutne minimum”.

Wreszcie wielu kierowników projektów wskazało, że kiedy ich zespół koncentruje się na budowaniu silnych relacji, komunikacja przebiega bardziej płynnie, co znajduje odzwierciedlenie w bardziej efektywnej współpracy. Jak ujął to Tony Stock of Koontz Construction, „budowa jest tak samo funkcją tworzenia i utrzymywania relacji z ludźmi, jak to jest w rzeczywistości budowanie budynku”.